1. Amaç
Bu prosedürün amacı, EGESEM’ deki personel belgelendirme sürecini tanımlamaktır.
2. Kapsam
EGESEM tarafından verilen tüm personel belgelendirme hizmetlerini kapsar.
3. Sorumlular
EGESEM Müdürü
Personel Belgelendirme Yöneticisi
Kalite Yöneticisi
Karar Verici
4. Tanımlar
Kalite El Kitabı’ ndaki tanımlar geçerlidir.
5. Uygulama
5.1 Belgelendirme Başvurularının Alınması ve Gözden Geçirilmesi
Belgelendirme başvuruları “Belgelendirme Talep Formu” ile EGESEM’ e yapılır. “Belgelendirme Talep Formu” internet sitesinde tüm ilgililere duyurulmuştur. Form, başvuru sahibi tarafından doldurulmuş ve imzalı olarak EGESEM’ e elden, e-mail, faks ve kargo gibi araçlarla ulaştırabilir.
EGESEM’ e ulaşan “Belgelendirme Talep Formu”, Personel Belgelendirme Yöneticisi’ne iletilir. Personel Belgelendirme Yöneticisi, talebi inceler ve belgelendirmenin yapılıp yapılmayacağı kararını verir. Belgelendirmenin yapılamayacağı kararı verilirse, “Personel Belgelendirme Yöneticisi” tarafından karar başvuru sahibine bildirilir. Aday “Belgelendirme Talep Formu”na, internet sitesinden de ulaşabilir. Başvurular, elden, e-mail, faks ve kargo ile iletilebilir. E-mail ve faks yolu ile iletilen başvuru formları, en geç ilan edilen son başvuru tarihinden 3 (üç) gün önce ıslak imzalı olarak EGESEM’ e iletilmelidir.
Başvuru gözden geçirilirken aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur:
 EGESEM Personel Belgelendirme Biriminin talep edilen belgeyi verebilecek yetenekte olup olmadığı,
 Başvurulan alanda ilgili Ulusal Yeterliliğin başvuru için ön şartları varsa adayın bu ön şartları taşıdığına dair gerekli evrakların “ Belgelendirme Talep Formu” ile sunulup sunulmadığı,
 Adayların dil ve/veya yetersizliklerinin bilincinde olarak makul sınırlar çerçevesinde özel ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanamayacağı (örneğin, bedensel engelliler vs. için gerekli olan gereksinimler)
Başvuru sahipleri “Belgelendirme Talep Formu”nun ekinde aşağıdaki belgeleri de EGESEM’ e sunmaktadır:
 Öğrenim Belgesi (Diploma)
 Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
 Fotoğraf
 Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren belge
 Başvurduğu alanla ilgili ön koşul olması halinde başvuru sahibinin önkoşulu sağladığına dair belgeler,
 FR.014 Belge Kullanım Sözleşmesi ıslak imzalı hali
Adaylar gerekli evraklar bilgisine web sayfası üzerinden de erişebilirler.
EGESEM tarafından verilen Mesleki Yeterlilik Sertifikalarının düzenlenmesinin ardından belgeler ayırt edici bir belge kayıt numarası ile kayıt altına alınır. Belge kayıt numarası sınav programının türüne göre aşağıdaki tabloda belirtilen formata uygun olarak verilir. Bu numara adayın belgelendirme süreci ve sonrasında verilen adayı temsil eder, adayın başvurusunda ön değerlendirme sonucu olumlu ise verilir ve kullanılmadığı zaman aynı numara tekrar başka bir adaya verilmez.
SPK
Sınav Program Kodu
SP
Sınav Programı (sınav sıra numarası)
AS
İlgili sınav programı için düzenlenen sınava giren adayın sıra numarası
YY
Belgenin veriliş yılının son iki rakamı
Örnek
SPK. SP. AS. YY örnek: 01.01.01.16
5.2 Sınavların Planlanması ve Gerçekleştirilmesi
Sınavların planlanması ve organizasyonu Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından hazırlanır ve onaylanır. Personel Belgelendirme Yöneticisi, sınav tarihlerine karar verir ve sınav takvimini oluşturur ve internet sitesinde ilgililere ilan edilmesini sağlar.
İlan edilen tarihlerdeki sınavlara başvuruların değerlendirilerek kabul edilmesi durumunda başvuru sahibi aday olarak Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından “Sınava Katılacak Aday Listesi” ne kaydedilir.
Sınav yapıcı ve gözetmenler “PR.010 Sınav Görevlileri Seçme Prosedürü” ne uygun olarak Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından belirlenir ve “Sınava Katılacak Aday Listesine” eklenerek onaylanır.
Sınavlar, “PR.009 Sınav Prosedürü” ne uygun olarak belirlenmiş sınav görevlileri tarafından gerçekleştirilir ve değerlendirilir. Sınavda görev alan Sınav Yapıcıya destek sağlanması, sınavın organizasyonu, sınavların yürütülmesi ve değerlendirme sonuçlarının Personel Belgelendirme Yöneticisi’ ne iletilmesi Sınav Gözetmeni tarafından gerçekleştirilir. Sınavların gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili ayrıntı Sınav Prosedürü’ nde belirtilmiştir.
5.3 Belgelendirme Kararının Verilmesi
Sınav Sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar Sınav Görevlileri tarafından Personel Belgelendirme Yöneticisi’ ne sunulur. Personel Belgelendirme Yöneticisi sunulan dosyayı düzenleyerek, Karar Verici’ ye iletir. Karar Verici, ilgili Ulusal Yeterliliğin gerekliliklerine göre değerlendirir ve aldığı kararı “Belgelendirme Karar Formu” ne kaydeder ve listeyi Personel Belgelendirme Yöneticisi’ ne iletir. Karar Verici tarafından alınan karara uygun olarak işlemler yapılır.
Belge almaya hak kazanan kişiler, Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından “Belge Takip Listesi” ne kaydedilir.
5.4 Belgelendirme Kararına İtiraz
Sınava katılan her aday belgelendirme kararına itiraz edebilir. İtirazlar, kararın adaya bildirilmesinden itibaren 15 (on beş) gün içerisinde yapılabilir. EGESEM’ e ulaşan itirazlar “Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü” ne uygun olarak işlem görür.
5.5 Belgelerin Hazırlanması
Adaylar, belgelendirme kararı ile ilgili Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından bilgilendirilir. Belge almaya hak kazananların bilgileri, Mesleki Yeterlilik Kurumu portalına Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından belgelerin hazırlanması için kaydedilir. Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından bastırılarak gönderilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri, EGESEM Müdürü tarafından imzalanır ve Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından belge sahiplerine elden veya kargo yolu ile teslim edilir.
Belgenin geçerliliği internet adresinden sorgulanabilir.
Belge sahipleri, sınava başlamadan önce imzalamış oldukları “FR.014 Belge Kullanım Sözleşmesi” şartlarını yerine getirmekle yükümlüdürler. Ayrıca Ulusal Yeterlilikte bulunan şartlara da uymakla yükümlüdürler. Belge sahibi, belge üzerindeki bilgilerde bir değişiklik olduğunda EGESEM’ e haber vermek zorundadır.
5.6 Belgelerin Geçerlilik Süresi
Belgelerin geçerlilik süresi, belgelendirme kararının alındığı tarihte başlar ve 5 yıldır.
5.7 Belge Üzerinde Değişiklik Talebi
Geçerlilik süresi dolmamış belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması ile birlikte belge sahibi değişiklikleri gerekli dokümanlarla EGESEM’ e bildirmesi durumunda, belge ücreti alınarak belge üzerinde değişiklikler yapılarak belge yeniden düzenlenir. Yeniden düzenlenen belgede, belge numarası değişmez, belgeye revizyon numarası verilir. Yenilenen belge, belge sahibi eski belgeyi EGESEM’ e iade ettikten sonra teslim edilir.
5.8 Başarısız Olan Adaylar
Sınav sonuçları başarısız olan adaylar, 12 ay içinde sadece başarısız oldukları birimlerden, ücretsiz olarak tekrar sınava girebilirler.
5.9 Gözetim
EGESEM, belgelendirdiği kişiden, belgenin geçerlilik süresi içinde, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen kontrol sayısı kadar, meslek alanı ile ilgili olarak çalıştığı kuruluştan ve/veya işvereninden işe devam ettiğine dair yazı veya bağımsız olarak çalışmaya devam ettiğine dair kanıt sunmasını ister.
EGESEM, gözetime yönelik yaptığı genel duyuruların yanı sıra, Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından gözetim zamanı gelen belge sahiplerini tespit ederek gözetim kanıtlarının sunulmasıyla ilgili uyarıda bulunur.
Belgeli personel, gözetim ile ilgili EGESEM’ in talep ettiği kanıtları uygun bir şekilde ve zamanında EGESEM’ e sunmakla yükümlüdür. Zamanında ve istenen şekilde kanıt sunulmaması durumunda, belge askıya alınır.
Belgeli personel, gözetim kanıtlarını eksik olarak sunması durumunda, eksiklikleri tamamlaması için EGESEM tarafından 1 ay süre verilir. Bu süre içinde eksiklikleri tamamlamayan belgeli personelin
belgesi süre sonunda askıya alınır. Belgenin askıda kalma süresi 6 aydır. Bu süre içerisinde herhangi bir düzeltici faaliyet gerçekleştirmeyen belge sahibinin belgesi iptal edilir.
5.10 Yeniden Belgelendirme
Belge sahibi, belge süresi bitmeden, EGESEM’ e yeniden belgelendirme talebinde bulunabilir. EGESEM, Ulusal Yeterliliklerin gerekliliklerine uygun olarak yeniden belgelendirme talebini değerlendirir ve yeniden belgelendirme yapabilir. Yeniden belgelendirme talepleri, belge süresinin sona ermesinden bir ay önce ile bir ay sonrası arasında kalan süre içinde değerlendirilerek sonuçlandırılır.
Belge süresi sona erecek belge sahipleri, süre dolmadan 1 ay önce e-posta yoluyla Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından bilgilendirilerek, yeniden belgelendirme hakkında bilgi verilir.
Yeniden belgelendirme işlemleri, ilk belgelendirme işlemlerinde olduğu gibi aynı şekilde uygulanır.
5.11 Belgenin Askıya Alınması ve Belge İptali
5.11.1 Belgenin Askıya Alınması
Belgenin askıya alınması aşağıdaki nedenlerle olabilir:
o Belgelendirilmiş personelin FR.014 Belge Kullanım Sözleşmesi’ ndeki yükümlülükleri yerine getirmemesi,
o Belgelendirilmiş personelin gözetim şartlarını yerine getirmemesi,
o Belgelendirilmiş personelin belge kullanım şartlarına uymaması, TÜRKAK, Mesleki Yeterlilik Kurumu Logoları ve/veya EGESEM belgesinin yanlış kullanılması
EGESEM, belgenin askıya alınması kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı olarak “FR.014 Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınması kararı ile logo kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde EGESEM’ e iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile EGESEM ’ e bildirmesi istenir.
Askıya alma süresince, belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belgenin askıda kalma süresi boyunca EGESEM’ in her türlü hakkı saklıdır. EGESEM, belgenin askıya alınması ile ilgili kararları, web sitesinde gerekçesiyle birlikte yayınlama hakkına sahiptir. Belgenin askıya alma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Karar Verici kararı ile belge askıdan kaldırılır.
5.11.2 Belgenin İptali
Belgenin iptali aşağıdaki nedenlerle olabilir:
o Belgelendirilen personelin belgesinin askıya alınması sonucunda yapması gereken düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmemesi,
o Belgenin yanıltıcı veya haksız maksatla kullanılması,
o Belgelendirilen personelin sınav öncesi veya sonrasında kasıtlı olarak EGESEM’ i eksik veya yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi,
o Belgelendirilen personelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yapılmasına izin vermesi,
o Belgenin geçerlilik süresi içinde yapılan gözetim faaliyetleri esnasında mevcut programın ilgili mevzuat, standart ve/veya standart yerine geçen doküman şartlarına uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi, Mesleki Yeterlilik, Sınav ve Belgelendirme Yönetmeliği usulündeki esasların gerçekleştirilmemesi,
o Belge sahibi hakkında gelen şikayetlerin değerlendirilmesine bağlı olarak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi.
Karar verici tarafından alınan belgenin iptali ile ilgili karar, “Personel Belgelendirme Karar Sonuç Listesi”ne kaydedilir ve söz konusu kişi, Personel Belgelendirme Yönetici tarafından bilgilendirilir.
Durum, belge takip listesine kaydedilir.
EGESEM, belgenin geri çekilmesi kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı olarak “Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin geri çekilmesi kararı ile belge kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde EGESEM’ e iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile EGESEM’ e bildirmesi istenir.
Belgesi iptal edilen kişi, yeniden başvurduğunda ilk başvuru prosesi uygulanır.
5.12 Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler
Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından farklı bir uygulamaya karar verilmemesi kaydıyla, Ulusal Yeterliliklerde revizyon olması halinde, mevcut belgelere geçerlilik süresi içinde bir değişiklik yapılmaz. Yeniden belgelendirmeler, yeterliliğin güncel revizyonuna göre gerçekleştirilir.
6. Referanslar
PR.009 Sınav Prosedürü
PR.010 Sınav Görevlileri Seçme Prosedürü FR.010 Belgelendirme Talep Formu_Çelik Kaynakçısı-Seviye 3 FR.011 Belgelendirme Talep Formu_NC-CNC Tezgah İşçisi-Seviye 3 FR.012 Belgelendirme Talep Formu_NC/CNC Tezgah İşçisi-Seviye 4 FR.013 Belgelendirme Talep Formu_CNC Programcısı-Seviye 4 FR.031 Belgelendirme Talep Formu CNC Programcısı-Seviye 5 FR.032 Belgelendirme Talep Formu Makine Bakımcı-Seviye 3 FR.033 Belgelendirme Talep Formu Makine Bakımcı-Seviye 4
FR.014 Belge Kullanım Sözleşmesi